Conformément au règlement grand-ducal modifié du 25 juillet 2015 portant exécution de l'article 4, paragraphe 1er, de la loi du 25 juillet 2015 relative à l'archivage électronique, une certification effective selon la norme nationale ILNAS 106 - Archivage électronique - Référentiel d’exigences pour la certification des prestataires de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC) de toute personne (morale) permet la demande du statut de « PSDC » à l'ILNAS, qui se décline de la manière suivante :
- PSDC-DC : prestataire de services de dématérialisation et de conservation.
- PSDC-D : prestataire de services de dématérialisation.
- PSDC-C : prestataire de services de conservation.
L'ILNAS reconnait formellement, via ce statut, la personne morale concernée en tant que « PSDC ».
La personne morale certifiée doit être en mesure de garantir les résultats de l’exécution des processus de dématérialisation ou de conservation pour lesquels elle a obtenu la certification. Cela signifie que les documents numériques résultants de la numérisation des documents analogiques et les archives numériques seront reconnus comme conformes aux exigences et aux mesures de la norme nationale ILNAS 106.
Ainsi une copie sera présumée être conforme à l’original lorsqu’elle sera certifiée comme telle par un Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation.
La norme nationale ILNAS 106 est applicable à toute personne morale publique ou privée, indépendamment de son type, de sa taille, de ses processus ou de ses activités, pour ses besoins internes ou dans le cadre de services proposés à ses clients.
La norme nationale ILNAS 106 a été définie à partir de normes internationales publiées et maintenues par l’Organisation Internationale de Normalisation (ci-après « ISO »).
La norme nationale ILNAS 106 doit donc être considérée comme un supplément à ces normes, complétant leur contenu spécifiquement aux processus de dématérialisation et de conservation.
Enfin, pour faciliter la gestion de la procédure pour l’obtention du statut de « PSDC », ILNAS a développé une documentation opérationnelle ad hoc sous la forme d'un système qualité relatif à l'archivage électronique.