La certification effective selon la Règle technique pour un système de management et de mesures pour les PSDC (ci-après règle technique) de toute personne morale permet la demande du statut de « PSDC » à l'ILNAS, qui se décline de la manière suivante:
- PSDC-DC : prestataire de services de dématérialisation et de conservation.
- PSDC-D : prestataire de services de dématérialisation.
- PSDC-C : prestataire de services de conservation.
L'ILNAS reconnait formellement, via ce statut, la personne morale concernée en tant que « PSDC ».
La personne morale certifiée doit être en mesure de garantir les résultats de l’exécution des processus de dématérialisation ou de conservation pour lesquels elle a obtenu la certification. Cela signifie que les documents numériques résultants de la numérisation des documents analogiques et les archives numériques seront reconnus comme conformes aux exigences et aux mesures de la règle technique pour les PSDC.
Ainsi une copie sera présumée être conforme à l’original lorsqu’elle sera certifiée comme telle par un Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation.
La règle technique pour les PSDC est applicable à toute personne morale publique ou privée, indépendamment de son type, de sa taille, de ses processus ou de ses activités, pour ses besoins internes ou dans le cadre de services proposés à ses clients.
La règle technique a été définie à partir de normes internationales publiées et maintenues par l’Organisation Internationale de Normalisation (ci-après « ISO »).
La règle technique doit donc être considérée comme un supplément à ces normes, amendant et complétant leur contenu spécifiquement aux processus de dématérialisation et de conservation.
Enfin, pour faciliter la gestion de la procédure pour l’obtention du statut de « PSDC », ILNAS a développé une documentation opérationnelle ad hoc sous la forme d'un système qualité Archivage électronique.